Een klein bedrijf kan het beste een alles-in-één-CRM-systeem kiezen als de verkoop en het daaropvolgende werk hetzelfde klantdossier nodig hebben. Een eenvoudig verkoop-CRM-systeem past bij bedrijven die vooral moeite hebben om klantvragen en verkoopkansen bij te houden. De bredere aanpak beperkt dubbele invoer in 3 afzonderlijke systemen voor verkoop, projectwerk en facturatie. Die aanpak heeft meerwaarde als medewerkers regelmatig klantgegevens tussen die werkzaamheden doorgeven. Extra modules voegen weinig toe als niemand ze gaat gebruiken.
Een eenvoudig verkoop-CRM-systeem is meestal gemakkelijker in te voeren als je bestaande systemen voor boekhouding en de uitvoering van opdrachten al goed werken. Gebruik een overdracht van 15 minuten als praktische test: leg een klantvraag vast, wijs de vervolgactie toe en draag het afgesproken werk over aan degene die het gaat uitvoeren. Als dat proces duidelijk is, volstaat een gericht systeem. Een alles-in-één-systeem wordt nuttiger als je bij de overdracht nog steeds de omvang van het werk, datums en klantgegevens naar verschillende plekken moet kopiëren.
Kan een klein team uit de voeten met een gratis abonnement?
Een klein team kan goed uit de voeten met een gratis CRM-abonnement als iedereen toegang heeft tot de klantdossiers en gedeelde taken die nodig zijn voor het werk. Alleen contactgegevens kunnen opslaan is niet genoeg: collega's moeten kunnen zien wie verantwoordelijk is voor een klantvraag en of iemand al heeft geantwoord. Voor een team van 10 collega's verliest gratis toegang zijn waarde als alleen de eigenaar de volledige gespreksgeschiedenis ziet. Beoordeel eerst hoe je samenwerkt voordat je een gratis abonnement als een volledige oplossing beschouwt.
Door 30 dagen je normale werk met het systeem te doen, ontdek je of een gratis abonnement praktisch is voor je bedrijf. Neem een drukke periode, een afwezigheid en een overdracht tussen collega's mee, zodat je meer test dan alleen contacten toevoegen. Ontbrekende herinneringen of omslachtige manieren om dossiers te delen worden tijdens die taken snel zichtbaar. Houd de inrichting in het begin beperkt: een duidelijk klantdossier en een betrouwbare volgende actie zijn nuttiger dan verschillende functies die niemand tijd heeft om in te stellen.
Een gratis abonnement is niet meer voordelig als de beperkingen steeds opnieuw handmatig werk veroorzaken. Elke week 60 minuten besteden aan het kopiëren van wijzigingen of het samenstellen van een gedeeld klantoverzicht brengt echte bedrijfskosten met zich mee. Zet de kosten van het betaalde abonnement dat precies dat probleem oplost af tegen de tijd die het bespaart. Stap niet alleen over voor een langere lijst met functies. Als het team de dossiers al actueel houdt en vervolgacties betrouwbaar uitvoert, blijft het gratis abonnement een verstandige keuze.
