CRM-systemen voor vastgoed verwerken potentiële klanten door woningaanvragen om te zetten in contactgegevens, een makelaar toe te wijzen en de volgende actie vast te leggen. Gekoppelde formulieren of aanvraagkanalen brengen de woningreferentie en het bericht samen in dezelfde contactgeschiedenis. Een beoogde reactietijd van 15 minuten is alleen nuttig als een nieuwe aanvraag een zichtbare melding oplevert en terechtkomt bij iemand die beschikbaar is om te antwoorden. Je hebt ook herkenning van dubbele contacten nodig, zodat een koper die naar meerdere woningen vraagt één samenhangende gespreksgeschiedenis houdt.
Vervolgcontact werkt het best als het aansluit op wat er tijdens een bezichtiging gebeurde of waarom een zoektocht werd onderbroken. Een herinnering na 90 dagen past bij een koper die de verhuizing heeft uitgesteld, terwijl een terugkoppeling over een bezichtiging veel eerder een taak vereist. Bruikbare dossiers maken onderscheid tussen een actieve zoektocht, een afgeronde aankoop en een aanvraag waar je niets meer over hoort. Berichten moeten aansluiten op de interesses van de persoon en het eerdere contact. Een automatische herinnering helpt je het gesprek te onthouden; die mag de inhoud ervan niet vervangen.
Waarom is de mobiele app belangrijk voor makelaars?
De mobiele app is belangrijk omdat makelaars de klantgeschiedenis en bezichtigingsgegevens nodig hebben als ze niet achter hun bureau zitten. Een pauze van 10 minuten tussen afspraken is genoeg om reacties vast te leggen als het betreffende contact en de woning makkelijk te vinden zijn. Notities die je direct invoert, leggen bezwaren, vragen en toegezegde acties nauwkeuriger vast dan een samenvatting achteraf. Je komt bij de volgende bezichtiging aan met de wensen van de koper bij de hand, zonder afzonderlijke e-mails te hoeven doorzoeken.
Toegang tot de agenda en snel gegevens kunnen bijwerken zijn belangrijker dan een lange lijst mobiele functies. Na 7 bezichtigingen bespaart een scherm waarop je reacties kunt toevoegen, de aanvraagstatus kunt wijzigen en een telefoongesprek kunt inplannen je herhaald administratief werk op kantoor. Een handige mobiele indeling toont woningadressen en contactgegevens dicht bij de afspraak. Foto's als bijlage helpen ook om details vast te leggen die aandacht nodig hebben. De belangrijkste test is of je je normale bezichtigingsroutine prettig kunt uitvoeren op je eigen telefoon.
Het gedrag zonder internetverbinding verdient een praktijktest op plekken met slecht bereik. Als notities 24 uur lang niet worden verzonden, werken collega's met een onvolledige geschiedenis. Als de app invoer zonder internetverbinding ondersteunt, test dan of die nog niet verwerkte wijzigingen duidelijk markeert en ze na het herstellen van de verbinding alsnog verwerkt. Bellen, e-mailkoppelingen en het uploaden van bijlagen moeten ook werken met de gebruikelijke apps op je telefoon. Een browserweergave die alleen het computerscherm verkleint, werkt tussen afspraken door vaak onhandig.
