Gratis CRM-abonnementen stellen limieten aan een combinatie van contacten, gebruikers, opslag en maandelijkse acties. De limiet die je als eerste bereikt, bepaalt hoeveel je er in de praktijk mee kunt doen. Een abonnement met ruimte voor 250 contacten zit snel vol als je naast huidige klanten ook oude potentiële klanten importeert. Een limiet van 1.000 geeft meer ruimte. Geen van beide aantallen vertelt je hoeveel e-mails of uitvoeringen van werkstromen zijn inbegrepen. Die limieten moet je afzonderlijk controleren voordat je de records waarmee je werkt overzet.
Beperkingen op functies spelen vaak eerder een rol dan de opslagruimte of contactlimiet. Een abonnement voor maximaal 2 gebruikers is onhandig als een andere collega regelmatig toegang nodig heeft, zelfs als er ruimte is voor duizenden records. Extra verkooppijplijnen, aangepaste rapporten, koppelingen met postvakken en automatische opvolgacties zijn ook vaak alleen beschikbaar bij betaalde abonnementen. Bruikbare geschiedenis verwijderen of inloggegevens delen om gratis te kunnen blijven werken, zorgt voor extra werk. Een duidelijke mogelijkheid om te upgraden is waardevoller dan een gebruikslimiet waaraan je je voortdurend moet aanpassen.
Wanneer moet je een gratis CRM-abonnement upgraden?
Je moet een gratis CRM-abonnement upgraden als een concrete beperking meer tijd kost of meer verloren werk oplevert dan het betaalde abonnement zou besparen. Als het kopiëren van opvolgtaken elke week 45 minuten kost, heeft een abonnement dat dit werk wegneemt een duidelijk doel. Alleen betalen omdat er meer functies beschikbaar zijn, is een minder sterke reden. Bepaal eerst welke actie niet mogelijk is. Controleer vervolgens of het beoogde abonnement die actie ondersteunt zonder een extra uitbreiding of gebruikskosten.
Een groeiende behoefte aan gedeelde toegang is ook een goede reden om te upgraden. Als een vierde collega met klantrecords moet werken, is een gedeeld account een slechte vervanging voor individuele toegang. Afzonderlijke inloggegevens houden duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en maken overdrachten overzichtelijker. Hetzelfde geldt als medewerkers verschillende weergaven van gevoelige notities of facturatiegegevens nodig hebben. Kies het abonnement dat die werkafspraken ondersteunt, in plaats van aan te nemen dat elk betaald abonnement uitgebreide toegangsrechten biedt.
Capaciteitslimieten verdienen aandacht voordat ze je routine onderbreken. Vergelijk bij ongeveer 80% van de contactlimiet de recente groei met de resterende ruimte. Bepaal dan of je werkelijk inactieve records archiveert of je abonnement upgradet. Een export geeft je een bruikbare reservekopie, maar als je steeds huidige contacten moet verwijderen, is dat een teken dat het gratis abonnement niet meer past. Een vroege overstap geeft je ook tijd om de betaalde functies te testen voordat de oude limiet een dagelijks obstakel wordt.
