CRM-software: test- en beoordelingsmethode

Wat het is: De prijs per gebruiker per maand voor het instapabonnement van het CRM-platform.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopteam groeit, kan een klein verschil in maandprijs flink oplopen doordat steeds meer collega's toegang nodig hebben.

Wat het is: Het maximale aantal contacten dat in het vergeleken abonnement is inbegrepen.

Wanneer het belangrijk is: Dit is belangrijk wanneer het CRM een groot adresboek moet beheren zonder frequente upgrades.

Wat het is: De inbegrepen bestandsopslag van het CRM-platform voor bijlagen zoals offertes, contracten en klantdocumenten.

Wanneer het belangrijk is: Als je team ondertekende contracten of grote presentaties aan klantdossiers toevoegt, kan een beperkte hoeveelheid opslag snel vol raken.

Wat het is: Geeft aan of de CRM-software een permanent gratis abonnement biedt.

Wanneer het belangrijk is: Dit is belangrijk wanneer u basisfuncties van het CRM zonder terugkerende kosten wilt gebruiken.

Wat het is: Het minimumaantal gebruikers waarvoor je een licentie moet afnemen om het CRM-platform te gebruiken.

Wanneer het belangrijk is: Als je alleen of met z'n tweeën werkt, moet je mogelijk betalen voor ongebruikte licenties wanneer het minimumaantal gebruikers groter is dan je team.

Wat het is: Geeft aan of de CRM-software een gratis proefperiode met beperkte duur biedt.

Wanneer het belangrijk is: Dit is belangrijk wanneer u de CRM-werkwijze wilt testen voordat u een betaald abonnement kiest.

Wat het is: Een startup-programma of korting biedt jonge bedrijven die aan de voorwaarden voldoen speciale voorwaarden voor het gebruik van het CRM-platform.

Wanneer het belangrijk is: Als je met je jonge bedrijf je eerste verkoopproces inricht, kun je mogelijk kosten besparen via een startup-programma of korting, juist wanneer je budget nog beperkt is.

Wat het is: Met deal- en pipelinebeheer leg je verkoopkansen vast als deals en verdeel je ze over de fasen van je verkoopproces, van het eerste gesprek tot een gewonnen of verloren deal.

Wanneer het belangrijk is: Tijdens het wekelijkse verkoopoverleg wil je zien welke verkoopkansen vooruitgaan en welke vastlopen, zodat je kunt bepalen waar je team aandacht aan moet besteden.

Wat het is: Met contactbeheer houd je gegevens van klanten en potentiële klanten bij in afzonderlijke contactdossiers die je team kan bijwerken.

Wanneer het belangrijk is: Een gedeelde contactlijst helpt als meerdere collega's met dezelfde klanten spreken en actuele telefoonnummers, e-mailadressen en functies nodig hebben.

Wat het is: Met leadbeheer volg je potentiële klanten vanaf hun eerste aanvraag via opvolging en kwalificatie, totdat ze concrete verkoopkansen worden.

Wanneer het belangrijk is: Na een beurs of een drukke week met aanvragen via je website heeft je verkoopteam overzicht nodig van nieuwe leads en van wie nog een reactie moet krijgen.

Wat het is: Met aangepaste velden voeg je gegevens die specifiek zijn voor je bedrijf toe aan CRM-dossiers, naast de standaardgegevens.

Wanneer het belangrijk is: Als je als leverancier apparaatmodellen of verlengingsdatums van contracten vastlegt, zorgen aparte velden ervoor dat je medewerkers die gegevens steeds op dezelfde plek vinden.

Wat het is: Rapporten en dashboards geven verkoopresultaten, de voortgang in de verkooppijplijn en andere CRM-gegevens weer in overzichten en grafieken.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je als verkoopmanager wekelijks de teamprestaties bekijkt of cijfers nodig hebt voor maandelijkse managementvergaderingen.

Wat het is: Met geïntegreerde offertes en facturatie stel je rechtstreeks in het CRM-platform offertes en facturen voor klanten op.

Wanneer het belangrijk is: Als je met je kleine bedrijf regelmatig offertes en facturen verstuurt, bespaar je dubbel invoerwerk door beide in het CRM-platform te maken.

Wat het is: Met aangepaste objecten maak je extra soorten CRM-dossiers, bijvoorbeeld voor panden of abonnementen, met eigen velden en koppelingen aan andere CRM-dossiers.

Wanneer het belangrijk is: Als je als makelaar meerdere panden per klant bijhoudt, heb je aparte dossiers voor die panden nodig die je aan geïnteresseerde klanten kunt koppelen.

Wat het is: Met account- en bedrijfsbeheer bundel je informatie over een bedrijf en de contacten die je team ermee onderhoudt.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopt aan bedrijven met meerdere contactpersonen of afdelingen, helpen accountdossiers je collega's om de volledige klantrelatie te overzien.

Wat het is: Automatische duplicaatdetectie herkent CRM-records die mogelijk bij dezelfde contactpersoon, hetzelfde bedrijf of dezelfde lead horen.

Wanneer het belangrijk is: Als meerdere verkopers contacten toevoegen of je regelmatig lijsten importeert, helpt duplicaatdetectie voorkomen dat je klanten dubbel benadert of hun geschiedenis over meerdere records verspreid raakt.

Wat het is: Territoriumbeheer verdeelt verkoopgebieden en bepaalt wie verantwoordelijk is voor welke klant, op basis van regio's of andere indelingsregels.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopteam over meerdere regio's verspreid is, helpen duidelijke klantverantwoordelijkheden je om aanvragen naar de juiste verkopers door te sturen en overlap tussen verkoopgebieden te voorkomen.

Wat het is: Met taken leg je belafspraken, vervolgacties en andere werkzaamheden vast bij de klantgegevens in het CRM-platform.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopmedewerkers dagelijks klanten moeten terugbellen en afspraken moeten opvolgen, helpt een duidelijk overzicht van openstaande taken om toezeggingen na te komen.

Wat het is: Met projectbeheer organiseer je het werk voor klanten na een verkoop in projecten, zodat je team taken en voortgang kan bijhouden.

Wanneer het belangrijk is: Als je bureau campagnes voor klanten uitvoert, moet je het werk van collega's op elkaar afstemmen en de voortgang kunnen volgen vanuit het klantdossier.

Wat het is: Een klantenportaal geeft klanten een eigen online omgeving waar ze gedeelde informatie kunnen bekijken of contact kunnen opnemen met je team.

Wanneer het belangrijk is: Als je bij een bureau doorlopend voor klanten werkt, kan een portaal het aantal e-mails beperken doordat klanten daar zelf gedeelde updates kunnen bekijken.

Wat het is: Functies of sjablonen voor vragen over vastgoed en het onderhouden van relaties met kopers en verkopers.

Wanneer het belangrijk is: Als je makelaarskantoor aanvragen voor meerdere panden behandelt, helpen deze tools je om contacten te organiseren rond het verkoopproces.

Wat het is: Met tijdregistratie houd je bij hoeveel tijd je besteedt aan werk voor klanten of afzonderlijke taken.

Wanneer het belangrijk is: Als je als consultant of met je serviceteam per uur factureert, heb je urenregistraties nodig om facturen op te stellen en te zien hoeveel tijd elke klant kost.

Wat het is: Workflowautomatisering voert CRM-acties uit zodra aan ingestelde voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld een taak aanmaken wanneer een deal naar een volgende fase gaat.

Wanneer het belangrijk is: Als je team dagelijks veel aanvragen verwerkt, kun je terugkerende overdrachten en herinneringen automatiseren om het werk op gang te houden zonder steeds handmatig gegevens bij te werken.

Wat het is: Een AI-assistent helpt je met CRM-taken, zoals berichten opstellen, records samenvatten en informatie zoeken.

Wanneer het belangrijk is: Als je als verkoper veel gesprekken voorbereidt of vaak opvolgberichten schrijft, kun je tijd besparen op het lezen en opstellen van terugkerende teksten.

Wat het is: Koppelt e-mailgesprekken aan CRM-records en houdt e-mailactiviteit bij, zodat je de communicatie met klanten makkelijker kunt volgen.

Wanneer het belangrijk is: Als je als verkoper dagelijks vanuit je inbox werkt, heb je de e-mailgeschiedenis in het CRM nodig zodat collega's gesprekken kunnen overnemen bij afwezigheid of een overdracht.

Wat het is: Lead scoring kent potentiële klanten scores toe op basis van criteria zoals hun aansluiting bij je doelgroep of hun betrokkenheid, zodat je de opvolging kunt prioriteren.

Wanneer het belangrijk is: Als marketing meer leads oplevert dan je verkoopteam snel kan benaderen, helpen scores je te bepalen met wie je het eerst contact opneemt.

Wat het is: Verkoopprognoses geven een inschatting van toekomstige verkopen op basis van onder meer dealwaarden, verwachte sluitingsdatums en de voortgang in de verkooppijplijn.

Wanneer het belangrijk is: Voordat je kwartaalbudgetten of personeelsplannen opstelt, heb je als manager een inschatting nodig van de verwachte verkopen, naast de totale waarde van openstaande deals.

Wat het is: Verkoopsequenties plannen een reeks contactmomenten, zoals e-mails en beltaken, volgens een vast tijdschema.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopteam gedurende meerdere weken veel potentiële klanten actief benadert, helpen sequenties je om hen consequent op te volgen zonder elke stap apart te plannen.

Wat het is: Automatiseert marketingtaken, zoals opvolgmails en het onderhouden van contact met leads, op basis van klantactiviteit of een vast schema.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je met een klein marketingteam regelmatig veel leads wilt opvolgen zonder elk bericht handmatig te versturen.

Wat het is: Met een belfunctie en dialer kunnen verkopers rechtstreeks vanuit het CRM bellen terwijl ze contactgegevens bekijken of bijwerken.

Wanneer het belangrijk is: Belangrijk als je verkoopteam vaak klanten belt en het steeds wisselen tussen contactlijsten en een apart belprogramma het werk vertraagt.

Wat het is: Laat klanten rechtstreeks online betalen vanuit een offerte die je via het CRM verstuurt.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je bij het accepteren van een offerte een aanbetaling of vooruitbetaling vraagt, zodat je minder aparte betaalverzoeken hoeft te versturen.

Wat het is: Met de ingebouwde elektronische handtekening kunnen klanten documenten elektronisch ondertekenen als onderdeel van je CRM-workflow.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je op afstand deals sluit en klanten voorstellen of contracten moeten ondertekenen zonder ze te printen en te scannen.

Wat het is: Synchroniseert afspraken in je CRM met een externe agenda, zodat je planning in beide agenda's overeenkomt.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je als verkoper de hele dag klantafspraken inplant en je planning in een aparte agenda-app bekijkt.

Wat het is: Een marketplace biedt kant-en-klare integraties waarmee je het CRM aan andere zakelijke apps koppelt.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je team al software voor boekhouding, e-mail of klantenservice gebruikt en die wil koppelen zonder een integratie op maat te laten bouwen.

Wat het is: API-toegang geeft ontwikkelaars een programmeerinterface waarmee ze eigen software aan de gegevens en functies van het CRM kunnen koppelen.

Wanneer het belangrijk is: Belangrijk als je eigen ontwikkelaar of IT-partner het CRM moet koppelen aan een bestelsysteem op maat, een website of een rapportagetool.

Wat het is: Bundelt klantberichten uit verschillende communicatiekanalen in één gedeelde CRM-omgeving.

Wanneer het belangrijk is: Handig als klanten je team via verschillende berichtendiensten benaderen en je gesprekken wilt kunnen volgen zonder steeds tussen inboxen te wisselen.

Wat het is: Laat zien welke interfacetalen het CRM ondersteunt, dus in welke talen je de menu's en bedieningselementen kunt gebruiken.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je teams in verschillende landen hebt en een CRM wilt kiezen dat medewerkers in een vertrouwde taal kunnen gebruiken.

Wat het is: De beoordelingscategorie van de mobiele app van het CRM-platform in mobiele app stores. CRM-platforms zonder mobiele app vallen in de laagste categorie.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopmedewerkers dagelijks de mobiele app gebruiken om tussen klantbezoeken door contacten op te zoeken of deals bij te werken, kunnen gebruikersbeoordelingen wijzen op problemen met het gebruiksgemak.

Wat het is: Via mobiele apps kun je op je telefoon of tablet CRM-gegevens en taken bekijken en beheren.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je in de buitendienst werkt en vóór klantbezoeken gegevens wilt bekijken of tussen afspraken door wilt bijwerken.

Wat het is: Webhooks sturen automatisch een melding naar gekoppelde systemen wanneer er iets in het CRM gebeurt, zoals een nieuwe lead of een wijziging in de fase van een deal.

Wanneer het belangrijk is: Handig als je na het sluiten van een deal meteen een actie in een ander systeem wilt starten, zoals een bestelling aanmaken of het team dat de bestelling afhandelt op de hoogte brengen.

Wat het is: Met import- en exportfuncties kun je gegevens naar het CRM overzetten of eruit halen voor een overstap, hergebruik of analyse.

Wanneer het belangrijk is: Belangrijk als je klantgegevens uit spreadsheets of een ander CRM wilt overzetten, of regelmatig gegevens exporteert voor rapportages buiten het platform.

Wat het is: Regelt de toegang tot gegevens en functies in het CRM-platform op basis van de rol die aan elke gebruiker is toegewezen.

Wanneer het belangrijk is: Als je verkoopmedewerkers, managers en externe krachten hetzelfde CRM-platform gebruiken, helpen rolgebaseerde machtigingen om elke groep alleen toegang te geven tot de gegevens en instellingen die ze nodig hebben.

Wat het is: Medewerkers kunnen via een centrale identiteitsprovider inloggen op het CRM-platform met hetzelfde account dat ze voor andere bedrijfstoepassingen gebruiken.

Wanneer het belangrijk is: Als je medewerkers dagelijks wisselen tussen het CRM-platform, e-mail en andere zakelijke apps, hoeven ze dankzij SSO minder vaak apart in te loggen en heeft je IT-team minder werk aan accountbeheer.

Wat het is: Een vastgelegd overzicht van activiteiten in het CRM-platform, zoals wijzigingen in klantgegevens of accountinstellingen.

Wanneer het belangrijk is: Als je als beheerder een onverwachte wijziging in gegevens of een actie met een account moet onderzoeken, helpen auditlogboeken om na te gaan wat er is gebeurd.

Wat het is: De mogelijkheid om CRM-gegevens op een locatie in Europa op te slaan.

Wanneer het belangrijk is: Als je organisatie contactgegevens van klanten en verkoopgegevens in Europa wil opslaan, laat dit zien welke CRM-platforms die mogelijkheid bieden.

Wat het is: Je kunt het CRM-platform draaien op servers die je organisatie of een door haar gekozen hostingprovider beheert.

Wanneer het belangrijk is: Als je IT-team zelf de infrastructuur, updates en back-ups van het CRM-platform wil beheren, biedt self-hosting die mogelijkheid.

Wat het is: Ondersteuning voor het gebruik van CRM-gegevens zonder internetverbinding en het lokaal opslaan van gegevens op een apparaat.

Wanneer het belangrijk is: Als je buitendienstmedewerkers locaties met slecht bereik bezoeken of door gebieden zonder verbinding reizen, kunnen lokaal opgeslagen CRM-gegevens ervoor zorgen dat belangrijke informatie beschikbaar blijft.

Wat het is: Gepubliceerde beveiligingscertificeringen, auditrapporten en complianceverklaringen voor het CRM-platform. Het gaat om verschillende soorten waarborgen, niet om één certificeringsnorm.

Wanneer het belangrijk is: Als je inkoop- of IT-team een CRM-leverancier beoordeelt voordat je klantgegevens naar het platform overzet, helpt deze informatie om te bepalen welke bewijsstukken je kunt opvragen.

Wat het is: Het CRM-type geeft aan op welke markt of bedrijfsactiviteiten het platform zich vooral richt, of dat het een opensourceplatform is of op je eigen servers kan draaien.

Wanneer het belangrijk is: Met dit label kun je je selectie verfijnen, bijvoorbeeld als je donateurs beheert voor een goed doel, kopers bijhoudt bij een autobedrijf of een CRM zoekt dat je zelf kunt hosten.

Wat het is: De vermelde landen of regio's waar CRM-gegevens worden opgeslagen, of de vermelding dat je zelf de opslaglocatie bepaalt.

Wanneer het belangrijk is: Als je organisatie klantgegevens bij voorkeur in een bepaalde regio opslaat, helpt deze informatie je om de beschikbare hostinglocaties te controleren.

Wat het is: De terugkerende periode die hoort bij de geadverteerde instapprijs.

Wanneer het belangrijk is: Dit is belangrijk wanneer maandelijkse en jaarlijkse verplichtingen met verschillende prijsvermeldingen worden vergeleken.

Wat het is: Het gevoerde merk van de CRM-software.

Wanneer het belangrijk is: Dit is belangrijk wanneer merkherkenning of een vergelijking van leveranciers deel uitmaakt van de aankoopbeslissing.

Wat het is: De ondersteunde besturingssystemen en mogelijkheden om het CRM-platform via het web te gebruiken.

Wanneer het belangrijk is: Als je team met Windows-pc's, Mac-laptops en verschillende telefoons werkt, controleer dan of iedereen het CRM-platform op zijn gebruikelijke apparaten kan gebruiken.

Wat het is: Laat zien via welke kanalen je hulp kunt krijgen bij het CRM, zoals e-mail, telefoon, livechat of supporttickets.

Wanneer het belangrijk is: Belangrijk als je wilt bepalen hoe je team hulp krijgt bij het instellen van het CRM of bij problemen, vooral als medewerkers een voorkeur hebben voor schriftelijke antwoorden of een direct gesprek.